Ostatnio częściej zdarzają Ci się dni, w których wykonywanie codziennych zadań nastręcza większych niż zwykle trudności? Zaczynasz pracę nad wymagającym projektem, który musisz zrealizować w krótkim czasie? A może po prostu chcesz pracować bardziej wydajnie? W tym artykule pokażemy Ci 9 skutecznych sposobów na zwiększenie swojej produktywności w pracy. Do dzieła!
1# Zaczynaj od najważniejszych zadań
Zapewne nie raz na Twojej liście znalazły się szczególnie ważne zadania, które nie mogły dać Ci spokoju, dopóki ich nie ukończyłeś. Następnym razem zacznij od nich! Poczujesz ulgę i będziesz mógł ze spokojną głową podejść do kolejnych tematów.
Tworzenie listy obowiązków poprawia produktywność. Dobrym pomysłem jest wypisanie wszystkich zadań na papierze, w dokumencie elektronicznym lub dedykowanej aplikacji, a następnie uszeregowanie ich od najbardziej do najmniej pilnych.
2# Świadomie zarządzaj swoim czasem
Monitoruj czas spędzany na poszczególnych zadaniach – nie tylko związanych z pracą. Często okazuje się, że czynności, które trwają pozornie chwilę (np. odświeżanie Facebooka, odpisywanie na wiadomości prywatne czy krótkie pogawędki w firmowej kuchni) po zsumowaniu pochłaniają więcej czasu, niż mógłbyś się spodziewać. Nie trudno się domyślić, że znacznie obniża to produktywność. Na przykład według badań firmy RescueTime, każdego dnia spędzamy łącznie około 3 godziny i 15 minut na korzystaniu ze smartfona.
W ogólnym rozrachunku, takie niekontrolowane przerwy potrafią zaburzyć harmonogram prac. O ile regularne przerwy poprawiają produktywność w pracy, tak częste przełączanie uwagi pogarsza koncentrację i zabiera mnóstwo energii, dlatego…
3# Zrezygnuj z multitaskingu
W Europie i Stanach Zjednoczonych przez wiele lat dominowało przekonanie, że wykonując kilka zadań jednocześnie, człowiek jest w stanie pracować szybciej i wydajniej. To mit! Takie postępowanie tylko obniża produktywność. Faktem jest, że działając krok po kroku i skupiając się w danym momencie tylko na jednym zadaniu, do celu dotrzesz znacznie szybciej. Dodatkową zaletą takiego postępowania jest to, że wówczas ryzyko popełnienia błędu zmniejsza się do minimum. Skupianie się na wykonywaniu jednego zadania zdecydowanie poprawia produktywność w pracy. To czysta biologia – ludzki mózg działa w taki sposób, że potrafi koncentrować się jedynie na jednej rzeczy jednocześnie (przynajmniej pod względem świadomie kierowanej uwagi).
4# Stosuj zasadę dwóch minut
Metoda ta jest wyjątkowo prosta i intuicyjna, a doskonale poprawia codzienną produktywność w pracy i nie tylko. Zasada dwóch minut polega na wykonywaniu od ręki wszystkich zadań, które da się sfinalizować w przeciągu około dwóch minut. Dzięki temu będzie Ci łatwiej skupić się na bardziej złożonych obowiązkach. Unikniesz również zbyt częstego przełączania uwagi – wiesz już, że to się nie sprawdza. Ponadto wracanie do wcześniej odłożonych zadań zajmuje więcej czasu, niż wykonanie ich od razu.
5# Rozmawiaj na stojąco
Komu nie zdarzyło się przeciągnąć spotkania ponad wyznaczony czas, niech pierwszy podniesie rękę… Zauważ, że większość takich posiedzeń, jak sama nazwa wskazuje – odbywa się na siedząco. Siedzenie biologicznie powiązane jest ze stanem relaksu, spowolnienia i niskiego pobudzenia. Sprzyja to przedłużaniu rozmów o kolejne, niekoniecznie kluczowe wątki. Natomiast rozmowy prowadzone na stojąco skutkują zwiększeniem produktywności. Stanie wiąże się z nieco wyższym poziomem pobudzenia oraz większą dynamiką, dzięki czemu załatwisz sprawę szybciej i sprawniej.
6# Poznaj swoje okno najwyższej wydajności
W ciągu dnia jest pewien szczególny czas, podczas którego ludzki organizm pracuje na najwyższych obrotach. Osiąga się wtedy najwyższą produktywność: wzrasta koncentracja, poziom energii oraz motywacja do pracy. Szacuje się, że szczyt ten trwa przez około 2 godziny. Najprawdopodobniej mają na to wpływ czynniki związane z indywidualnym rytmem biologicznym (np. sowy kontra skowronki), czas od wstania z łóżka, liczba przespanych godzin, sposób odżywiania, ilość wypitych kaw, pora roku, pogoda oraz wiele innych. Obserwuj swój organizm, by zrozumieć, jak to działa w Twoim przypadku. Gdy poznasz godziny, w których Twoja produktywność jest największa, zaplanuj swój dzień tak, by wykorzystać ten czas maksymalnie.
7# Wykorzystaj technikę Pomodoro
Polega ona na dzieleniu czasu na cykle pracy i odpoczynku – tradycyjnie odpowiednio 25 i 5 minut. Technika Pomodoro została opracowana z myślą o zwiększeniu produktywności dzięki umiejętnemu zarządzaniu energią i uwagą.
Procedura jest prosta: podczas pracy skupiasz się na wykonywaniu zadania, a kiedy upłynie 25 minut, rozpoczynasz 5 minutową przerwę, którą w pełni poświęcasz na relaks. Istnieje wiele aplikacji na smartfona, które umożliwiają zaprogramowanie cyklów pracy i przerw. Oczywiście nie musisz trzymać się wyłącznie 30-minutowych sekwencji – dostosuj je wedle uznania do swojej pracy.
8# Odpoczywaj aktywnie
Jeżeli pracujesz przede wszystkim intelektualnie, to zamiast przeglądania Facebooka lub czytania wiadomości, lepiej przejdź się na spacer. Wówczas Twoja produktywność ulegnie znacznej poprawie. Najlepszym odpoczynkiem od długotrwałego przebywania w pozycji siedzącej jest ruch. Aktywna regeneracja pomoże Ci szybciej podnieść poziom energii, a efekt ten utrzyma się znacznie dłużej, niż gdybyś zdecydował się na kolejną filiżankę kawy.
9# Noś słuchawki
Szczególnie, jeśli pracujesz w hałaśliwym otoczeniu, takim jak na przykład open space (oczywiście o ile pozwalają na to przepisy BHP w Twoim zakładzie pracy). Odcięcie nadmiaru bodźców pomoże Ci skoncentrować się na zadaniu oraz zwiększyć produktywność. Oprócz tego, w ten sposób sygnalizujesz, że jesteś zajęty – inni rzadziej będą Cię rozpraszać pogawędkami. Dodatkowo, ulubiona muzyka poprawi Twoje samopoczucie i da Ci zastrzyk pozytywnej energii.
Który ze sposobów najbardziej do Ciebie przemawia? Testowałeś już któryś z nich? Jeżeli tak, to podziel się z nami swoimi efektami!
