To tylko informacja! Liczy się to, czy mnie zrozumieją. Forma jest nieważna – może pomyślałeś tak wielokrotnie, pisząc e-maila do swoich przełożonych, współpracowników lub klientów. Naprawdę jesteś pewien, że nikt nie zwraca na to uwagi? Jak uważasz, jaki wpływ na Twój wizerunek oraz na skuteczność przekazu ma Twoja dokładność i treść wiadomości? Jak napisać profesjonalnego e-maila?

Tytuł bez tajemnic

Jeśli Twoja wiadomość elektroniczna ma charakter służbowy, to zawsze wpisuj temat wiadomości. Powinien on jasno i krótko określać, czego Twój odbiorca może się spodziewać np. miesięczny raport sprzedaży-lipiec. Kiedy w pracy kontaktujesz się w bardzo pilnej sprawie, określ wiadomość jako priorytetową, możesz nawet dopisać: pilne! Staraj się jednak tego nie nadużywać, jeśli nie chcesz, by Twoi adresaci uodpornili się na ten przekaz. W tytule nie stawiaj znaków zapytania i wykrzykników. Wysyłając wiadomość z załącznikami, nazwij je w analogiczny sposób.

Do kogo piszesz?

Czy na pewno wiesz, do kogo piszesz? Upewnij się, że zacząłeś: Pani Aniu, a nie Pani Basiu. Ten błąd często popełniają osoby, które korzystają z opracowanego wcześniej wzoru wiadomości i w roztargnieniu zapominają o zmianie adresata. Z reguły ludzie są bardzo wyczuleni na punkcie swojego imienia i chociaż większość osób zapewne obróci to w żart lub delikatnie zwróci Ci uwagę, to możesz wyrobić sobie opinię osoby mało kompetentnej i zamotanej. Miej też na uwadze, że nie do każdego możesz zwracać się po imieniu, a już na pewno nie rób tego, gdy piszesz do kogoś po raz pierwszy. Fakt, że coraz więcej osób czuje ulgę, gdy są zwolnieni z oficjalnych zwrotów, nie oznacza, że każdy ma takie podejście, a skracanie dystansu na siłę, może obrócić się przeciwko Tobie. Lepiej pozostać przy zwrocie grzecznościowym: Szanowny Panie Andrzeju lub nieco mniej formalnym, czyli Panie Andrzeju, niż dostać odpowiedź: Panie Marcinie, a czy my się znamy osobiście? Nie przypominam sobie! i tym sposobem przekreślić powodzenie swoich działań. Istnieją pewne zasady, np. to przełożony zawsze proponuje zwracanie się po imieniu, klient wychodzi z taką inicjatywą do kontrahenta, osoba starsza do młodszej, a w przypadku mężczyzny i kobiety, to kobieta jest osobą, która proponuje luźną formę komunikacji. Oczywiście w firmie, gdzie każdy zwraca się do siebie po imieniu, raczej wszyscy przywitają Cię po prostu: cześć!

Nie bądź spamerem!

Lepiej napisać jedną dłuższą wiadomość, która jest podzielona na myślniki lub punkty, zamiast kierować do kogoś dziesięć e-maili co kilka minut. Uwierz, że nikt nie lubi spamu na skrzynce. Oczywiście, że zawsze możesz sobie przypomnieć o czymś, czego nie dodałeś, ale są to wyjątkowe sytuacje. Pisz konkretnie, ponieważ nie jest to miejsce na wypracowania, ale unikaj też skrótów. Nie dla wszystkich są one zrozumiałe. Tej zasady przestrzegaj, szczególnie gdy kontaktujesz się z kimś z innego działu firmy lub z klientem. Wówczas bardzo łatwo poddać się tzw. klątwie wiedzy, o której pisaliśmy TUTAJ.

Nie twórz laurek

Niestandardowa czcionka w zielonym kolorze, a do tego wiele pogrubień, emotikon i zdań kończących się trzema kropkami – niektórzy pracownicy właśnie tak chcą wyrażać swoją indywidualność. Niestety, ale takie wiadomości wyjątkowo trudno się czyta. Nie podkreślaj połowy tekstu, bo wówczas nic nie będzie ważne, a Twojego adresata jedynie rozbolą oczy. Bądź ostrożny ze stosowaniem emotikon. Jeśli piszesz do kogoś pierwszy raz, to z nich zrezygnuj. A nawet gdy kogoś znasz i wysłałeś już kilka wiadomości do tej osoby, ogranicz się do dwóch lub maksymalnie trzech emotikon. Wiele zależy tu od długości e-maila i stopnia znajomości służbowej.

Zadbaj o poprawność! Czy na pewno nikt nie wystawi Ci oceny?

Może myślisz, że praca to nie szkoła i nikt Ci nie wystawi oceny, jeśli narobisz błędów, bo przecież najważniejsza jest treść! Uwierz jednak, że błędy w stylu: do puki, zamiast dopóki lub poniewasz, zamiast ponieważ mogą wywołać salwy śmiechu w sąsiednim dziale, z którym się kontaktujesz. Jak sądzisz, czy ktoś ignorujący podstawy ortografii może być odbierany poważnie w świecie biznesu? W dobie SMS-ów wiele osób jest przyzwyczajonych do pomijania ważnych przecinków lub kropek, ale w części edytorów tekstowych znajduje się funkcja autokorekty błędów ortograficznych, więc ludzie wciąż są wrażliwi na tego typu pomyłki. Uważaj też, by nie popełnić literówki w nazwie własnej, która jest istotna z punktu widzenia danej konwersacji np. nazwa firmy, z którą się kontaktujesz. Jeśli pracujesz zdalnie jako freelancer, to warto stworzyć służbowy adres, z którego będziesz się kontaktował z klientami. Powinien zawierać Twoje imię i nazwisko.

 

Masz jakieś ciekawe przemyślenia na temat tworzenia poprawnych wiadomości służbowych? Czekamy na Twój komentarz!