Jedyną stałą rzeczą w życiu jest zmiana. Niby wszystkim znany cytat, ale jakże mocno dziś aktualny. Koronawirus komplikuje większość naszych planów i przedsięwzięć, wystawiana próbę nie tylko nas samych, ale też nasze organizacje. Mocno w obecną sytuację wpisuje się model Agile.

Termin ten określa ZWINNOŚĆ. To sposób pracy w zgodzie z wartościami opisanymi niemal 20 lat temu w Manifeście Agile. Mimo, że sam Manifest powstał w środowisku programistycznym i bezpośrednio nawiązuje do pracy nad wytwarzaniem oprogramowania, jego przesłanie można rozpatrywać uniwersalnie.

Agile Manifesto podkreśla hierarchię 4 wartości, na jakich opierają się wszystkie zwinne, agile-owe metody pracy.

Ludzie i interakcje ponad procesy i narzędzia,

Działające oprogramowanie ponad szczegółową dokumentację,

Współpraca z klientem ponad negocjacje umów,

Reagowanie na zmiany ponad realizację założonego planu.

Agilowe metody pracy nie są celem samym w sobie, a jedynie sposobem ich realizacji. Wynika z tego, że możemy je stosować wszędzie tam, gdzie stawiamy na efektywną współpracę, projektowanie rozwiązań szytych na miarę, zadowolenie klienta oraz umiejętność adaptacji do zmiennych warunków.

Ostatnie wydarzenia związane z trwająca i rozprzestrzeniającą się pandemią, wytrąciły wiele organizacji z rytmu codziennego funkcjonowania. Zmiana warunków pracy w wielu organizacjach nastąpiła z dnia na dzień. I wiele z firm zupełnie nie było na to przygotowanych. Na dodatek panująca sytuacja jest nieprzewidywalna, co praktycznie uniemożliwia planowanie działań z odpowiednim wyprzedzeniem,ponieważ musielibyśmy przewidzieć zbyt wiele wariantów.

Jednocześnie wiele firm staje przed decyzją dalszego funkcjonowania bądź całkowitego zawieszenia działalności.

Ta sytuacja zmusza nas do zwinnego reagowania na kryzys, zbudowania tu i teraz na nowo procesów, bez możliwości konsultowania i debatowania. To elastyczne podejście spowodowało zmiany organizacyjne, aby firmy mogły dalej działać. Co więcej, wiele organizacji, które dotychczas nie miały w swoim DNA zwinnego podejścia i nie korzystają z konkretnych metod np. Scruma, w sytuacji kryzysowej zadziałały intuicyjnie i zgodnie z agilowymi metodami pracy.

 

Co składa się na oś działań?

Mocny cross-funkcyjny zespół – to grupa pracowników z różnych obszarów, na różnym szczeblu, który wzajemnie się uzupełnia i wspiera w dążeniu do osiągnięcie celu. Istotnym aspektem jest radzenie sobie z trudnościami. Dedykowany, kompetentny zespół, który w pełni angażuje się w zadanie. Team, który gra do wspólnej bramki.

Silny lider – to jaki? Taki, który potrafi słuchać i słyszeć, jest otwarty na pomysły i innowacje, nienarzucający. Co więcej, potrafi szybko reagować na zmienne warunki. Charakteryzuje go duża umiejętność mobilizowania do szukania rozwiązań i wychodzenia z problemów. Taki, którego hasło przewodnie brzmi “follow me”. Lider wskazuje wizję, ustala priorytety, lubi łamać schematy. Przekonywujący entuzjasta nadający kierunek działania.

Skupienie na celu – to ważna kwestia, która w czasie kryzysu musi najbardziej skupiać uwagę zespołu. Ważne aby do celu dążyć małymi krokami, w sposób minimalistyczny. Liczą się najprostsze rozwiązania, które natychmiast zaczynają przynosić korzyści. Prostota w wykonaniu, najniższy koszt to kluczowe elementy. W kryzysie nie działają schematy.

Praca w krótkich iteracjach – każda iteracja powinna przynieść przyrost produktu. Małe przyrosty dają nam szybki feedback i pozwala działać elastycznie, zwinnie.

Informacja zwrotna – feedback jest niezbędnym elementem zwinnego działania, potrzebnym aby móc zrobić krok do przodu. To konstruktywna krytyka, ale też wskazanie usprawnień.

Support – wsparcie w torowaniu drogi. Managerowie powinni być otwarci na pomoc i jeśli wymaga tego sytuacja, powinni przemodelować sposób zarządzania problemami, tak aby nie blokować szybkich rozwiązań.

 

Patrząc na te wszystkie elementy to właśnie kryzys lub niespodziewana sytuacja (taka jak na przykład panująca pandemia) jest największym motywatorem do zmiany schematów organizacji. Pomijamy wówczas biurokracje, długą ścieżkę decyzyjną. Komunikacja wchodzi na wyższy poziom, aby firma mogła utrzymać się na rynku i osiągać cele biznesowe.