logo Grupa ArchiDoc S.A.

Grupa ArchiDoc S.A.

Warszawa

Wywiadu udzielił:
Iga Mettler
HR Manager Grupa ArchiDoc S.A.
Jest absolwentką kierunku administracja i zarządzanie na Uniwersytecie Ekonomicznym w Krakowie. Ukończyła również studia podyplomowe, Zarządzanie Zasobami Ludzkimi w Szkole Głównej Handlowej w Warszawie. Posiada około 20 letnie doświadczenie zawodowe w obszarze miękkiego i twardego HR-u w firmach z branży produkcyjnej, usługowej, usług IT, usług call center, outsourcing procesów biznesowych.
Grupa ArchiDoc S.A.
Liczba pracowników: 650
Rok założenia: 1994
Adres:
ul. Równoległa 4A
02-235 Warszawa
Branże:
  • Inne
O firmie:
ArchiDoc S.A. – jest liderem na rynku rozwiązań outsourcingowych w dziedzinie zarządzania dokumentam

ArchiDoc S.A. jest liderem na rynku nowoczesnych usług z obszaru zarządzania dokumentami i obsługi back-office. Co dokładnie oferujecie swoim klientom?

Oferujemy kompleksowe wsparcie związane z szeroko pojętym obiegiem informacji w przedsiębiorstwach. Zajmujemy się obsługą kancelarii, skanowaniem i prowadzeniem elektronicznego archiwum, rejestracją danych w systemach klienta, archiwizacją dokumentów papierowych, elektronicznym obiegiem dokumentów oraz obsługą kadr i płac. Wpisujemy się w zjawiska z obszaru cyfrowej transformacji. Swoje działania opieramy na zaawansowanych rozwiązaniach informatycznych, takich jak aplikacje kancelaryjne, elektroniczne repozytorium dokumentów (DMS), elektroniczny obieg dokumentów i zarządzanie procesami (BPM), system wsparcia (Helpdesk) oraz system nadzoru obsługi korespondencji. Oferujemy usługi dedykowane dla poszczególnych branż i służymy doradztwem w zakresie optymalizacji delegowanych procesów.

 

W jakich miastach prowadzicie działalność i ilu pracowników zatrudniacie?

Jesteśmy firmą usługową. Wielkość zatrudnienia jest więc zależna od ilości i skali aktualnie prowadzonych projektów. Obecnie zatrudniamy 650 pracowników. Główna siedziba firmy mieści się w Chorzowie, oddziały w Warszawie i Lublinie. Dodatkowo prowadzimy kilkadziesiąt kancelarii w siedzibach naszych Klientów. Są to zwykle dwuosobowe zespoły pracowników ArchiDoca, którzy oprócz wykonywania standardowych prac związanych z obiegiem dokumentacji, stanowią doskonały pomost komunikacyjny między nami, a klientem.

 

Skoro o klientach mowa, to jak Pani myśli, za co cenią Waszą firmę?

Myślę, że dobrym odzwierciedleniem tego, za co ArchiDoc jest ceniony w branży, będzie lista nagród, które zdobyliśmy na przestrzeni ostatnich lat. Wyróżnienia w takich konkursach jak Outsourcing Stars, Rzetelny Outsourcer, Gazele Biznesu czy Diamenty Forbesa, wskazują, że naszą domeną jest najwyższa jakość świadczonych usług, dynamiczny rozwój, a także rzetelność i przejrzystość prowadzonych działań. Nasi klienci często podkreślają, że cenią sprawną komunikację opartą na stabilnym i kompetentnym zespole oraz profesjonalne doradztwo - fakt, że chętnie dzielimy się z nimi naszą wiedzą i doświadczeniem. Kluczowe są zaufanie i wysokie standardy bezpieczeństwa, które zapewniamy. Istotne atuty to wygoda i elastyczność współpracy związana z kilkoma lokalizacjami, którymi dysponujemy. Wreszcie -  innowacyjność i szybkość reakcji na zmiany w procesach, które niezwykle sprawnie jest w stanie zaimplementować nasz zespół programistów.

 

 

A jakimi sukcesami możecie pochwalić się jako pracodawca?

Sukcesy firmy jako lidera w sektorze usług dla biznesu, są jednocześnie naszymi sukcesami jako pracodawcy. Dzięki dynamice, z jaką rozwija się ArchiDoc, stwarzamy liczne, nowoczesne i stabilne miejsca pracy. Dajemy szansę uczestniczenia w projektach największych polskich i światowych marek. Wszyscy uczymy się od najlepszych i staramy się sprostać ich wysokim wymaganiom. To wszystko sprzyja rozwojowi kariery zawodowej i pozwala realizować osobiste ambicje.

 

Każda firma posiada zespół wartości, którymi kieruje się w biznesie. Jak to wygląda w państwa przypadku?

Od lat stawiamy na takie wartości jak rzetelność, wiarygodność i stabilność biznesu. Na stałe wpisały się w DNA firmy i są ściśle związane z profilem naszej działalności. Stanowią gwarancję bezpieczeństwa dla klientów, którzy powierzają nam operacje na kluczowych danych swoich firm. Istotny dla nas jest pierwiastek innowacyjności. Promujemy technologie i rozwiązania, które  pozwalają na optymalizację codziennych, często żmudnych, a niezwykle ważnych operacyjnie czynności. Nieustannie szukamy lepszych modeli działań, śledzimy trendy światowe i analizujemy je pod kątem wdrożenia na rodzimy rynek. Wspieramy rozwój branży oraz inicjatywy promujące racjonalne postawy takie jak oszczędność papieru i ekologia. Będąc dużą spółką, staramy się nie stracić perspektywy bliskiej indywidualnemu człowiekowi. Pracownicy ArchiDoca co roku angażują się w akcję „Szlachetna Paczka”, przekazując odzież, meble, żywność i upominki świąteczne dla potrzebujących rodzin. Od kilku lat pomagamy też bliskim swoich pracowników i współpracowników. Na początku roku kalendarzowego, spółka promuje akcję przekazywania 1% podatku na rzecz potrzebujących, wskazanych przez członków swojego zespołu.

 

To teraz porozmawiajmy trochę o rekrutacji. Na jakie stanowiska najczęściej poszukują państwo pracowników?

Najczęściej otwieramy rekrutację na podstawowe i kluczowe dla profilu naszej działalności stanowisko: rejestratora danych. Mówiąc najkrócej, osoba taka odpowiada za indeksowanie i przenoszenie danych z dokumentów papierowych na elektroniczne. Systematycznie poszukujemy także doświadczonych archiwistów. Ciekawą i istotną informacją dla osób zainteresowanych współpracą z nami, jest fakt, że na wyższe w strukturze firmy stanowiska, w ogromnej przewadze przypadków prowadzimy rekrutacje wewnętrzne. Oznacza to, że ambitni i zdolni pracownicy awansują szybko.

Gdzie należy szukać Waszych ofert pracy?

Wszystkie aktualne oferty pracy zamieszczamy na naszej stronie archidoc.pl w zakładce kariera. Dodatkowo prowadzimy kampanie na popularnych portalach rekrutacyjnych. O nowych projektach, do których otwieramy nabór, informujemy na profilu facebookowym.

 

 

No dobrze, znaleźliśmy ogłoszenie, wysłaliśmy CV i list motywacyjny, i co dalej? Jak wygląda proces rekrutacyjny w ArchiDoc?

Najczęściej poszukiwanych przez nas pracowników rekrutujemy w tradycyjny sposób. Proces przebiega zwykle 3-etapowo.

 

Zacznijmy w takim razie od pierwszego etapu.

Najpierw analizujemy zgromadzone dokumenty aplikacyjne. Warto dodać, że wiele zgłoszeń otrzymujemy z inicjatywy samych kandydatów, którzy kontaktują się z nami bezpośrednio lub poprzez social media niezależnie od prowadzonych rekrutacji. Następnie zapraszamy wybrane osoby na rozmowę. Ostatnim etapem jest dzień próbny w siedzibie firmy, podczas którego mamy okazję nawzajem lepiej się poznać. Przyglądamy się, jak szybko kandydat uczy się, jak radzi sobie z komputerem i odnajduje w zespole. Pracownik natomiast ma okazję sprawdzić, na ile oferowana praca pokrywa się z jego wyobrażeniami i oczekiwaniami. Jeśli obie strony są zadowolone – rozpoczynamy współpracę.

 

Jak sprawić, aby byli państwo zadowoleni? Krótko mówiąc, czego oczekujecie od kandydatów do pracy w państwa firmie?

Wszystko zależy od stanowiska, na które rekrutujemy. Na najpopularniejszym stanowisku rejestratora danych, wymagamy praktycznej umiejętności obsługi komputera i podstawowych kompetencji zespołowych. Przede wszystkim jednak praca z danymi, choć nieobciążona wysokim poziomem stresu, wymaga dokładności, precyzji i umiejętności koncentracji oraz dostrzegania detalu. Świetnie sprawdzają się na tym stanowisku osoby systematyczne, ceniące porządek oraz jasną ścieżkę postępowania. Nie wymagamy doświadczenia w konkretnym zawodzie lub określonego wykształcenia. Wiedzę dotyczącą projektu oraz umiejętności pracy z systemem pracownik nabywa podczas wstępnego szkolenia. Docenimy natomiast otwarty umysł, dyspozycyjność, a także komunikatywność i wysoką kulturę osobistą. Nasze zespoły są niezwykle zróżnicowane pod względem wieku, kierunków wykształcenia i wcześniejszych doświadczeń zawodowych. Bez wyjątku są to jednak osoby, na których można polegać: rzetelne i godne zaufania.

 

Dla pracowników oprócz pensji bardzo ważne jest również to, czy firma oferuje jakieś świadczenia poza pracownicze. Co mają państwo do zaproponowania w tym zakresie?

Oferujemy naszym pracownikom bogaty pakiet medyczny, kartę multisport oraz programy szkoleń pracowniczych. Staramy się też zapewniać od czasu do czasu miłe niespodzianki, niekoniecznie związane z codziennymi obowiązkami.

 

To proszę mi jeszcze powiedzieć, w jaki sposób dbacie o rozwój pracowników?

Każda osoba, która rozpoczyna z nami współpracę, przechodzi wstępne szkolenie stanowiskowe oraz ma zapewnione stałe wsparcie merytoryczne koordynatora projektu. Każdy też jest objęty planem rozwoju kariery, w ramach którego proponujemy szkolenia podnoszące kwalifikacje, np. z zakresu prawa pracy czy rozwoju kompetencji zarządczych. Wspomniane wcześniej wewnętrzne rekrutacje, stwarzają realną szansę szybkiego awansu i znaczącego poszerzania kompetencji w strukturach firmy. Stosujemy systemy motywacyjne oraz kilkustopniowe systemy premiowe. Przykładamy ponadto dużą wagę do zapewnienia pracownikom przyjaznego i komfortowego środowiska pracy. Zapraszamy do udziału w wydarzeniach sportowych lub organizujemy konkursy wewnętrzne, które pobudzają kreatywność i stanowią miłą odskocznię od codziennych zadań.

Podsumowując, dlaczego warto pracować w ArchiDoc?

Od początku wyznaczamy wysokie standardy i pomagamy pracownikom wyrobić dobre nawyki, procentujące w przyszłym życiu zawodowym. Do grona naszych klientów należą największe spółki z branż telekomunikacyjnej, medialnej, bankowej, finansowej, FMCG, handlowej, produkcyjnej,  energetycznej, administracji publicznej i wielu innych. Pracownicy, uczestnicząc w różnorodnych projektach, nabierają więc szerokiej perspektywy i wiedzy rynkowej. Jesteśmy dynamicznym zespołem, w którym pielęgnujemy kulturę wsparcia i współpracy. Uczymy precyzji działania i umiejętności dostrzegania istotnego detalu. Doceniamy ludzi rzetelnych i zaangażowanych w pracę poprzez praktykę rekrutacji wewnętrznych i awansów. Tworzymy nowoczesne środowisko zawodowe, które stymuluje do utrzymania wysokiego poziomu pracy i poszerzania kompetencji, zapewniając jednocześnie wsparcie i poczucie bezpieczeństwa.

A jak wygląda u Państwa sprawa staży i praktyk studenckich?

ArchiDoc współpracuje z uczelniami i urzędami pracy oferując możliwość zdobycia pierwszych doświadczeń zawodowych i poznania nowoczesnych technologii zarządzania dokumentami studentom kierunków archiwistycznych, ekonomicznych, informatycznych i innych. W pierwszym kwartale tego roku, w związku z nawiązaniem współpracy z brytyjską spółką Phlexglobal Ltd, pojawiła się możliwość odbycia praktyk w języku angielskim. Na najlepszych czekają oferty stałej pracy. Wszelkie dane kontaktowe, pod które należy nadsyłać zgłoszenia, zamieszczamy na stronie archidoc.pl w zakładce kariera. Zespół HR-owy przeprowadza chętnych przez kolejne kroki.

 

To jeszcze na koniec proszę zdradzić naszym czytelnikom, jakie cele jako firma wyznaczyliście sobie na najbliższe lata?

Pozycja lidera w branży wymaga nieustannej czujności i kreatywności. Stawiamy na jeszcze większą innowacyjność i wierzymy, że utrzymamy wysoką dynamikę wzrostów wchodząc w nowe inspirujące projekty z obecnymi i nowymi klientami.